Ansvar

Beskrivelse

Forankre bruk av Websak i egen enhet

Leder har ansvar for at enhetens bruk av Websak er forankret i egen enhet

Overholde frister

Leder har ansvar for at frister som er satt i Websak, samt lovpålagte saksbehandlingsfrister overholdes.

Arkivering av arkivverdig dokumentasjon

Leder har ansvar for at arkivpliktig dokumentasjon blir lagret i Websak eller i annet fagsystem.

Bestille brukertilganger for saksbehandlere

Leder må bestille brukertilganger til Websak for saksbehandlere før de begynner i sin stilling.

Opplæring av nye saksbehandlere

Leder har ansvar for at nye saksbehandlere gjennomfører kurs i Websak.

Omfordeling

Leder må sørge for å omfordele enhetens saker og dokumenter til andre saksbehandlere i sin enhet dersom det blir behov for dette (for eksempel ved sykdom, ferie, hvis en ansatt slutter, m.m.). Kontakt Dokumentsenteret ved behov.

Oppfølging av ansatte som slutter

Når en ansatt slutter må leder i god tid før sluttdato inntrer sjekke om

• Den ansatte har dokumenter som er under arbeid og som ikke vil bli ferdigstilt før han/hun slutter
• Den ansatte har dokumenter som ennå ikke er besvart (dette vises på restanseliste)
• Den ansatte er registrert som ansvarlig på saker som ikke er avsluttet
• Har restanse som ikke er håndtert

 Leder må sørge for å omfordele til ny ansatt både

• De dokumentene som fremdeles er under arbeid, og som saksbehandler ikke rekker å avslutte innen sluttdatoen (Viktig at saksbehandler som slutter sjekker inn alle dokumenter før siste arbeidsdag!)
• Ubesvarte dokumenter
• Saker som ikke er avsluttet/skal avsluttes

Saker og dokumenter som ikke er omfordelt når den ansatte slutter, settes på leder.