Overordnet arkivansvar

1. Kommunen har etter § 6 i arkivlova arkivplikt.
2. Kommunedirektør har i følge kommunelova og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv og for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i administrasjonen sitt arkivansvar er ellers fastsatt i forskrift om offentlige arkiv.
3. Administrativt delegeringsreglement for Midt-Telemark kommune er under utarbeiding i KF Delegeringsreglement. Plassering av det faglige ansvaret for arkivtjenesten er lagt inn med følgende beskrivelse: Fagansvaret for arkivloven er delegert fra enhetsleder til avdelingsleder, etter avtale med kommunalsjef. Avdelingsleder/fagansvarlig er leder for arkivtjenesten. Ansvaret innebærer å gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivbevaring i kommunen.
4. Den enkelte kommunalsjef har ansvar for at sitt fagfelts dokumentasjonsplikt blir ivaretatt i henhold til norsk lov.
5. Den enkelte leder har ansvar for at egne ansatte får nødvendig opplæring i kommunes sak- arkivsystem.

Avdelingsleder for Dokumentsenter sine oppgaver

Avdelingsleder for Dokumentsenter er leder for arkivtjenesten og skal gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivbevaring i kommunen. Avdelingsleder har rett og plikt til:

1. Å rapportere til nærmeste leder om virksomheten til arkivtjenesten og legge frem forslag til tiltak som skal sikre god dokumentflyt og heve kvaliteten på arkivarbeidet
2. Å uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen.
3. Å utarbeide virksomhetsplaner for arkivtjenesten
4. Å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen
5. Å føre kontroll med at de aktive arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret
6. Å ta initiativ til oppdatering/endringer i arkivplanen
7. Å bli tatt med på råd når kommunen skal velge nye elektroniske sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskap.
8. Å være kontaktperson ovenfor Interkommunalt arkiv, IKA Kongsberg
9. Å føre internkontroll ovenfor enhetene og rapportere avvik fra arkivplan.
10. Å være delaktig i kommunens digitaliseringsstrategi som arkivfaglig ekspertise.

Avdelingsleder for Dokumentsenter skal ellers legge vekt på disse oppgavene:

1. Å holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiv
2. Å gi faglig rettledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse
3. Å sikre at nyansatte får nødvendig opplæring i sak- og arkivsystem.

Arkivtjenesten sine oppgaver

Arkivtjenesten er organisert med et Dokumentsenter lokalisert på kommunehuset, og med arkivmedarbeidere som er lokalisert på ytre enheter. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgaver er knyttet til arkivtjenesten. Avdelingsleder for Dokumentsenter er leder for arkivtjenesten og faglig overordnet for arkivpersonalet i alle kommunale enheter. 

Arkivtjenesten sin hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten i kommunen. Arkivtjenesten skal arbeide etter denne målsettingen.

1. Arkivtjenesten registrerer inngående brev og andre forespørsler utenfra og kontrollerer at det blir svart på. (journalføring og restansekontroll).
2. Arkivtjenesten kontrollerer at arkivet dokumenterer opphavet til en sak (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarer, utredninger osv) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging).
3. Arkivtjenesten sørger for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden.
4. Fører internkontroll med at dokumentasjon av elektroniske arkivsystem kommer inn til arkivtjenesten

Oppgavefordeling mellom arkivpersonale, saksbehandlere og ledere

Arkivtjenesten har ansvar for:

• motta, åpne, sortere, stemple, journalføre og skanne inngående post.
• opprette nye arkivsaker i sammenheng med journalføring.
• kvalitetsikre at saksbehandlerens registrering er korrekt.
• kontrollere restanselister 2 ganger i året. Sende påminnelse til saksbehandler om å avskrive.
• kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv.
• betjene utlån fra arkiv/depot.
• arkivere.
• journalføre egenproduserte dokument.

Saksbehandler har ansvar for:

All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem Websak eller godkjente fagsystemer. Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper.

 skal påse at:

• • mottatte brev er journalført og har riktig betegnelse, saksnummer og saksbehandler
  • alle nødvendige data er registrert
  • dokumenter blir gradert og påført riktig lovhjemmel
  • alle som skal orienteres tildeles kopi
  • saksdokument som mottas direkte blir registrert på riktig sak
  • hoveddokument og alle vedlegg er registrert
  • nødvendige data er påført for å sende dokumentet som elektronisk post med SvarUt i de system hvor dette er satt opp

NB! Det er ikke anledning til å starte saksbehandling på brev som ikke er journalført

• • Saksbehandler er ansvarlig for at utgående dokument ferdigstilles i systemet og sendes mottaker
  • Saksbehandler er ansvarlig for at inngående dokument blir saksbehandlet, dvs blir avskrevet med kode eller besvart
  • Saksbehandler har ansvaret for oppfølging og ferdigstilling av sine saker

Ledere for enheter/avdelinger har ansvar for:

• at innkommende dokumenter blir fordelt til rett saksbehandler.
• at det blir gjennomført offentlighetsvurdering.
• at restanselister blir fulgt opp.
• å sørge for at saker blir avsluttet når saksbehandlere slutter.
• å bidra til at kravene til dokumentasjon av saksbehandling blir ivaretatt
• å melde fra om strukturelle endringer i organisasjonen som har konsekvenser for arkivet.
• å melde inn til arkivleder når nye fagsystem  som produserer arkivverdig dokumentasjon vurderes å tas i bruk.
• å samarbeide med arkivleder i bevarings- og kassasjonsvurdering av nye fagsystem.
• å melde fra til arkivleder når fagsystem avsluttes og avtale utfasing av fagsystemet.

Arkivdepotet sine oppgaver

Kommunen er etter § 18 i arkivforskrifta forpliktet til å opprette eget arkivdepot eller delta i et interkommunalt depotsamarbeid.

 IKA Kongsberg sine oppgaver 

Midt-Telemark kommune er tilsluttet Interkommunalt arkiv Kongsberg og har delegert følgende oppgaver til institusjonen:

1. Ordning og katalogisering av kommunen sine deponerte arkiv 
2. Utvikling av rutiner for å bevare elektroniske arkiv som autentisk dokumentasjon
3. Mottak av avsluttede elektroniske arkiv i samsvar med særskilt avtale
4. Arkivfaglig opplæring av ansatte i kommunen
5. Mottak av personregister som har gått ut av aktiv bruk
6. Utarbeiding av lokalt regelverk der dette må gjøres i følge forskrifter til arkivlova
7. Rettledning i arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen etter gjeldende regelverk