Prosess for arkiv

Prosess for arkiv

1.0 Formål og anvendelsesområde

Formålet med prosessen er å sørge for at arkivene i kommunen og forvaltning av kommunens dokumenter er i samsvar med lovmessige krav, vedtatte regler og bestemmelser.

2.0 Ansvar

Kommunedirektøren har det overordnede arkivansvaret i kommunen, og har hovedansvaret for at forholdene ligger til rette for en best mulig arkivforvaltning.

Arkivleder er administrativt underordnet enhetsleder for Kommunikasjon og service.

Arkivleder er faglig ansvarlig for arkivtjenesten. Ansvaret innebærer å gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivbevaring i kommunen.

Enhetsleder er arkivansvarlig for sin enhet, og er ansvarlig for at arkivarbeidet i enheten skjer på en forsvarlig måte i henhold til lovmessige krav, vedtatte regler og bestemmelser.

Saksbehandlere plikter å følge de instrukser som gjelder for kommunen i all dokumentbehandling og bruk av arkivet.

Saksbehandlere skal kjenne til arkivplanen for Midt-Telemark kommune og retningslinjene knyttet til arkivplanen som hører til sitt fagfelt.

Arkivleder har ansvar for å informere enhetsledere om arkivplan til kommunen. Enhetsledere har ansvaret for at saksbehandlere i sin enhet blir kjent med arkivplanen.

3.0 Beskrivelse av gjennomføring

Midt-Telemark har vedtatt at kommunen skal ha en sentralisert arkivtjeneste. Dette er pr. 2021 ikke gjennomført, da deler av arkivtjenesten fortsatt er desentralisert. Midt-Telemark har fullelektronisk arkiv. ACOS websak er kommunens sitt hoved sak- og arkivsystem. Det innebærer at alle arkivverdige og journalpliktige dokumenter som mottas elles produseres i kraft av virksomheten Midt-Telemark kommune skal skannes eller produseres i sak og arkivsystemet. Det er den elektroniske versjonen av dokumentet som regnes som arkivoriginalen. 

Dokumentsenteret/Sentral arkivtjeneste har følgende arbeidsoppgaver:

Sentral arkivtjeneste har følgende arbeidsoppgaver:

• Åpne og fordele all innkommende post til kommunen og IKS og andre selskaper som Midt-Telemark kommune har avtaler med. Arkivleder har særskilt bemyndigelse til å håndtere post som skal behandles etter sikkerhetsinstruksen (under utarbeidelse)
• Journalføre, skanne og kvalitetssikre dokumenter og journaler i sak- og arkivsystemet
• Behandle/journalføre arkivverdig e-post som kommer til Midt-Telemark kommunes offisielle e-postmottak (endring av rutine nov 2021)
• Publisere og kontrollere offentlig journal på kommunens hjemmeside fra sak- og arkivsystemet
• Besvare innsynsbegjæringer
• Viderefordele innsynsbegjæringer til aktuell enhet eller saksbehandler
• Bistå med fremskaffelse, utlån og kopiering av dokumenter internt og eksternt
• Bidra med veiledning ved avlevering og deponering av arkiver, slik at arkivseriene eller mappene er ryddet og ordnet før avlevering og deponering
• Være arkivfaglig rådgiver ved periodisering av arkivene etter gjeldende lover og regelverk
• Lage retningslinjer, rutiner og brukerveiledninger som gjelder sak- og arkivsystemet i Midt-Telemark kommune, og bistå med utarbeidelse av retningslinjer, rutiner og brukerveiledninger som gjelder arkivarbeid og dokumentfangst for fagsystemer
• Bidra med sikring av kommunens arkiver etter gjeldende lovverk
• Foreta daglig kvalitetssikring og dokumentkontroll i sak- og arkivsystemet, og melde fra til saksbehandler ved gjentatte feil og melde avvik i henhold til kommunens internkontroll
• Overvåke ekspedering fra sak- og arkivsystemet og forsendelser gjennom KS SvarUt
• Hente dokumenter til kommunen som blir sendt til hoved.org.nr i Altinn og via Svar Inn
• Bidra til at arkivloven, offentleglovas, forvaltningslovens og aktuelle særlovers bestemmelser som gjelder offentlig forvaltning følges og gjøres kjent i organisasjonen
• Gi veiledning, arkivfagligopplæring og brukerstøtte om dokumenthåndtering og arkivering til ansvarlige for underliggende arkiver internt i kommunen og til tilknyttede IKS og vertskommunesamarbeid
• Gi opplæring i sak- og arkivsystemet
• Delta i prosjektgrupper som omhandler arkiv
• Foreta restansekontroll hvert halvår, og føre oversikt over kommunens restanser. Reserverte, ikke ferdige dokumenter blir også kontrollert jevnlig
• Rydde og avslutte elektroniske journaler
• Vurdere arkivbegrensning og kassasjon
• Arkivplanen skal vurderes av øverste leder minst hvert 4. år, og holdes jevnlig oppdatert
• Ha tilsyn og veilederansvar i forhold til underliggende arkiver som for eksempel klientarkiver ute på enhetene
• Ha systemansvar for sak- og arkivsystemet og ha ansvar for oppgradering og vedlikehold av dette
• Bistå med tilgjengeliggjøring og oppdatering av maler og standardtekster i sak- og arkivsystemet
• Brukeradministrasjon og tilgangsstyring i sak- og arkivsystemet og historisk base internt i kommunen og til tilknyttede IKS og vertskommunesamarbeid
• Følge opp systemer og arbeidsprosesser knyttet opp mot integrasjoner med sak- og arkivsystemet.
• Bistå med arkivfaglig rådgiving ved integrasjon og import av elektroniske skjema til sak og arkivsystemet.
• Arkivleder har myndighet til å gi pålegg til ansvarlig for underliggende arkiver. Dersom slike pålegg har ressursmessige konsekvenser skal de gis til nærmeste leder

4.0 Bilder / illustrasjoner

5.0. Retningslinjer, rutiner, skjema og maler

Se under retningslinjer og rutiner

6.0 Lovhjemler

Arkivloven

Arkivforskriften

Offentleglova

Forvaltningslova

E-forvaltningsforskriften

E-forvaltningsloven

7.0 Kommunale styringsdokumenter

Arkivplan

Informasjonssikkerhetsplan (under utarbeidelse pr 2021)

8.0 Registeringer, distribusjon og arkivering

8.1 Registrering

8.2 Distribusjon

8.3 Arkivering

Retningslinjen arkiveres i sak og arkivsystemet og arkivplan.no