Dokumentsenteret/ Arkivtjenesten i Midt-Telemark kommune er lokalisert på kommunehuset i Midt-Telemark. Dokumentsenteret/arkivtjenesten er organisert med et felles postmottak med unntak av interkommunale enheter og legesentere.  

Arkivet i Midt-Telemark er ordnet og innrettet slik at dokumentene fungerer som informasjonskilder i samtid og i ettertid, jf. arkivlova § 6.

Innføring i den offentlege journalen skal skje på en måte som gjør det mulig å identifisere dokument i etterkant, jf. forskrift om offentlige arkiv § 10. Opplysninger som er underlagt taushetsplikt skal ikke gå fram av journalen. I journalen skal gis informasjon om

• journalføringsdato
• saks- og dokumentnummer (journalnummer i papirbaserte journaler)
• navnet på senderen eller mottakeren
• opplysninger om saken, innholdet eller emnet
• dateringen på dokumentet
• klasse etter organets ordning for klassifikasjon, jf. § 510
• ekspedisjons- eller avskrivingsdato
• avskrivingsmåte

Alle arkivdeler i sak og arkivsystemet Acos WebSak er pr 01.01.2020 fullelektroniske.

Arkivskapere i Midt-Telemark kommune

Følgende arkivskapere skal bygge opp og holde vedlike arkivserier i kommunen:

• Sentralarkiv -  Acos Websak
  • Sakarkiv for hele kommunen. (sentralarkiv)
  • GNR/BNR arkiv (oppmåling, byggesak)
  • Planarkiv (reguleringsplan, kommuneplan)
  • Personalarkiv 
  • Møtebøker/politisk behandling
  • Elevarkiv
  • Mapper på barn i barnehage
  • Avtaler (ikke egen arkivdel i WebSak)
  • Kemneren i Nome og Midt-Telemark (Skatt/arbeidsgiverkontroll)(avsluttet 1. November 2020)
  • Personvernombud
  • Midt-Telemark IKT
  • Midt-Telemark Landbrukskontor
  • Midt-Telemark PPT (gjelder saksarkiv - klientarkiv i eget fagsystem)
  • Midt-Telemark barnevern(gjelder saksarkiv - klientarkiv i eget fagsystem)
  • Kommuneoverlegen i Midt-Telemark
  • Nome og Midt-Telemark interkommunale politiske råd 
  • Interkommunalt innkjøpssamarbeid
• Fagsystem
  • Barnevern -  Visma barnevern (klientsaker)
  • PPT - Visma flyt PPT (brukermapper)
  • Psykisk helse - Profil (klientsaker/EPJ)
  • Pleie og omsorg - Profil (klientsaker/EPJ)
  • Helsestasjonen - Winmed (personmapper)
  • Legekontoret - Infodoc (pasientjournaler)
  • Skolene Midt-Telemark - Visma flyt skole 
  • Voksenopplæringa - Visma voksenopplæring (elevsaker)
  • Flyktningtjenesten - Visma flyktning (klientsaker)
  • Midt-Telemark barnehager - Visma barnehage (integreres mot WebSak 2020, forsinket pr nov 2021)
  • NAV Acos Sosial (klientarkiv)

Den enkelte enhetsleder/avdelingsleder er ansvarlig for at fagsystem som produserer arkivmateriale er i samsvar med gjeldene lover og regelverk. Alle arkivskapere skal arkivere i samsvar med rutiner beskrevet i arkivplanen.